Naval na upravne enote rešujejo s kadrovsko okrepitvijo in podaljšanjem delovnika

Zaradi epidemije in njenih posledic se je povečala potreba uporabnikov po upravnih storitvah na upravnih enotah. Vse več je na primer strank, ki želijo z namenom pridobitve potrdil o cepljenju ali potrdil o prebolevnosti covida-19 oddati vlogo za pridobitev kvalificiranih digitalnih potrdil SIGEN-CA in mobilne identitete smsPASS. "V aprilu smo imeli 2500 izdanih potrdil, v maju pa več kot 6000," je dejal Ernest Mencigar, vodja oddelka za upravno poslovanje. "Samo v zadnjih nekaj dneh, torej med 1. in 7. junijem, smo izdali od 2300 do 2400 potrdil," je dodal. Kot je pojasnil, je čakalna doba za pridobitev potrdila približno pet delovnih dni.

"Težava ni sama čakalna doba za pridobitev potrdila, pač pa en korak prej, torej da posameznik sploh pride do tega, da ga lahko naročimo," je pojasnil Mencigar. Število klicev na klicni center je namreč močno poskočilo. "Po zadnjih podatkih nas ob 8. uri zjutraj kliče okoli 3500 ljudi in na dnevnem nivoju je zelo težko odgovoriti vsem," je dejal in razložil, da imajo odprtih 60 linij. "Ampak ko kliče več kot 3000 ljudi, je seveda vseh 60 linij zasedenih," je dodal.

Naročanje po elektronski pošti ni prav nič bolje, je dejal, saj dnevno dobijo tudi več kot 1500 mailov, po koncu tedna pa jih v ponedeljek pričaka tudi 2000 neodgovorjenih mailov, kar jim povzroča tri do štiri dni zamude. Mencigar pravi, da vse osebe, ki jim pošljejo mail, tudi pokličejo in se z njimi dogovorijo za datum, ki jim bo ustrezal. Kot dodaja, so težave tudi zato, ker se jim ljudje ne oglašajo na telefon in jih ne pokličejo nazaj. Svetuje, da posamezniki na upravno enoto raje pokličejo, kot pošljejo mail, saj se tako hitreje in lažje uskladijo za primeren termin. 

Kot pojasnjuje Mencigar, so potrdila le en del težave, še več je namreč dela z osebnimi dokumenti. "Smo v obdobju desetletne menjave dokumentov, kar pomeni, da letos poteče veljavnost skoraj štirikrat toliko osebnim dokumentom kot v letu 2020," je dejal in pojasnil, da je bilo v letu 2020 v Ljubljani okoli 9800 pretečenih dokumentov, v letošnjem pa okoli 38.600. "In čeprav je bilo lani pretečenih 9800 dokumentov, smo izdelali okoli 34.000 osebnih dokumentov," je dejal in razložil, da je tudi letos pričakovati veliko več menjav dokumentov, kot jih bo dejansko preteklo. 

Ljudje dokumente menjajo tudi zaradi na primer selitve, kar letos še dodatno vpliva na obremenjenost UE. Opazili so, da je število vlog za menjavo dokumenta naraslo v času po novih sprejetih odlokih, kar bi lahko bilo povezano s prehajanjem občinskih meja. Ogromno ljudi se je na primer preselilo v Kranjsko Goro, potem ko je bilo bolj sončno, pa na primer na Obalo. Samo do junija letos je svoje (začasno ali stalno) prebivališče zamenjalo 40.000 oseb, lani je bilo menjav v celotnem letu 90.000. 

Na Ministrstvu za javno upravo so zato pripravili nekaj sprememb, ki bodo prispevale k lažjemu poslovanju upravnih enot s strankami.

Podaljšanje delovnega časa za stranke

Minister za javno upravo Boštjan Koritnik je zaradi nastale situacije sklical koordinacijski svet načelnikov upravnih enot in izdal soglasje, da upravne enote povečajo skupni obseg ur poslovanja s strankami ter delo sprotno prilagodijo realnim potrebam uporabnikov njihovih storitev. "S tem vodstvu upravnih enot omogočamo hitro in učinkovito prilagajanje poslovanja v primerih, ko pride na določenem področju dela do izjemnega povečanja povpraševanja po upravnih storitvah. Omogočeno je, da lahko upravna enota hitreje reagira na povečano število strank ter daje možnost povečanja časovne dostopnosti za stranke," je pojasnil Koritnik.

Upravne enote, ki poslujejo na območju mestnih občin in posamezne primestne upravne enote, ki trenutno ob sredah za stranke ne poslujejo do 18. ure, bodo uradne ure podaljšale. Tako bo 22 upravnih enot za stranke ob sredah na voljo do 18. ure (prej jih je bilo le 10, Upravna enota Ljubljana pa ob sredah že sedaj posluje do 19. ure).

Načrti za boljšo organizacijo dela in kadrovska krepitev upravnih enot

V kratkem bo vzpostavljen tudi enotni klicni center za uprave enote, ki bo glede na podatke o čakalnih vrstah omogočal preusmeritev strank na drugo upravno enoto. To pomeni, da bodo operaterji klicnega centra stranke, ki bi želele urediti določeno upravno zadevo, za katero ne velja krajevna pristojnost, državljane informirali o tem, na kateri upravni enoti je čakalna doba za ureditev upravne zadeve krajša.

Sistem pa bomo nadgradili tudi z možnostjo t. i. samonaročanja strank. Tako bo državljanom za ureditev upravnih zadev, za katere ne velja krajevna pristojnosti, na voljo nabor upravnih enot s podatki o čakalnih vrstah. Na podlagi informacij s tega seznama bo državljan lahko sam izbral tako upravno enoto kot termin, ki je oziroma bo zanj najbolj sprejemljiv. Za UE Ljubljana, ki je najbolj obremenjena, pa poteka iskanje dodatnih prostorov, ki bodo omogočili več delovnih mest, namenjenih poslovanju s strankami.

Vse najbolj obremenjene upravne enote, to so predvsem tiste, ki poslujejo v urbanih, gospodarskih in univerzitetnih središčih, ter določene t. i. primestne upravne enote, se bodo v prihodnje, v okviru možnosti, kadrovsko okrepile. V nekaterih upravnih enotah, kjer je pripad strank enormno visok, se javne uslužbence razbremenjuje administrativnih opravil. Zelo obremenjenim enotam je dana možnost, da določena strokovno tehnična dela, (npr. sprejemanje telefonskih klicev, usmerjanje strank, posredovanje splošnih informacij in naročanje) izvajajo s pomočjo študentov. 

Vlogo za smsPASS možno oddati na nekaterih cepilnih mestih, centrih za socialno delo, finančnih uradih ...

Od prejšnjega tedna so na voljo nove lokacije oz. prijavna mesta, kjer lahko oddate vlogo za pridobitev mobilne identitete smsPASS, ki omogoča prijavo na portal zVEM in posledično možnost dostopa do potrdil PCT (prebolevnost, cepljenje, testiranje) v zvezi s covidom-19. Tudi Mencigar svetuje, da se vsi, ki potrebujejo smsPASS, obrnejo na dodatne centre. 

Po novem lahko tako posamezniki oddajo vlogo za smsPASS na nekaterih cepilnih mestih, centrih za socialno delo, finančnih uradih, upravnih enotah, v kratkem tudi na Ministrstvu za pravosodje. Nove lokacije, kjer lahko posamezniki oddajo vlogo za smsPASS, so naštete na spletni strani Državnega centra za storitve zaupanja SI-TRUST.

Nenazadnje lahko s pomočjo elektronske identitete uredimo številne druge e-storitve od doma, brez obiska upravne enote, centra za socialno delo itd. Omogoča nam elektronsko podpisovanje dokumentov, oddajo različnih vlog, dostop do podatkov, torej, elektronsko poslovanje od doma, brez čakanja v vrsti, na različnih portalih (eUprava, eDavki, zVem, eZPIZ, Gurs, Ajpes …).

Kot je za STA dejala Simona Repar Bornšek iz Zdravstvenega doma Ljubljana, cepilni centri vlog ne izdajajo in niso organizatorji izdajanja vlog. Se pa upravne enote in ministrstvo za javno upravo s cepilnimi centri dogovarjata, da bi ti zagotovili prostor, kjer bi se lahko oddale vloge za digitalna potrdila, da bi se zmanjšal naval na upravne enote.

Prav tako vlog še ne izdajajo na Centru za socialno delo Ljubljana. Navodila ministrstva za javno upravo so sicer prejeli v ponedeljek, a še nimajo dostopa do za to potrebne aplikacije, prav tako pa še vedno potekajo usposabljanja za zaposlene. Direktorica Anja Osojnik je zagotovila, da bodo, ko bo vse potrebno za izdajo vlog urejeno, stranke o tem obvestili preko spletne strani in ostalih javnih kanalov. Že zdaj pa o vlogah prejemajo veliko klicev in zanimanja. Medtem pa vloge za pridobitev mobilne identitete smsPASS izdajajo na Centru za socialno delo Maribor. Kot je pojasnila pomočnica direktorja Ružica Petrovič, je zanimanje zelo veliko. Za oddajo vloge pa se je potrebno predhodno najaviti, poroča STA.

Naročanje na upravne storitve

Zaradi velikega povečanja števila strank je v skladu s predpisanimi ukrepi ob razglašeni epidemiji še vedno potrebna predhodna najava oz. naročanje strank. S tem se regulira prihod strank na upravno enoto. Predhodna najava strank je prijaznejša kot čakanje v vrsti v prostih UE (kjer še zmeraj veljajo ukrepi zaradi epidemije) ali zunaj, torej pred poslovno zgradbo (na vročini, v slabem vremenu).

"Trenutno pride na upravno enoto tudi do okoli 1000 ljudi, če bi naročanje opustili, bi se ljudi nabralo še več, poleg tega pa ne bi vedeli niti, ob kateri uri bodo prišli in kdo bo stal v vrsti. Verjetno bi posledično čakalo še več ljudi, več kot polovico oseb pa sploh ne bi morali sprejeti," je dejal Mencigar, ki sistem naročanja močno zagovarja. 

"Velika večina strank je s sistemom naročanja zelo zadovoljna, kajti urejanje upravne zadeve jim je omogočeno v času, ki je zanje najbolj ugoden, najbolj sprejemljiv, ureditev zadeve je hitra in poraba dragocenega časa stranke minimalna," pravijo tudi na Ministrstvu za javno upravo. Stranke, za katere je ureditev določene upravne zadeve življenjskega pomena, torej nujna, neodložljiva, so, tako kot v času zaostrenih zdravstvenih razmer, vezanih na covid-19, obravnavane brez predhodne najave. "Bomo pa, v skladu z načrtom sproščanja ukrepov in na podlagi priporočil vladne svetovalne skupine, ta ukrep prilagajali glede na zdravstvene razmere in predvsem glede na povpraševanje strank po upravnih storitvah na posameznih upravnih enotah," so še sporočili.