Strma rast cen surovin in nezanesljive dobavne verige sta dve izmed glavnih težav, s katerimi se med epidemijo spopadajo proizvodna podjetja. Ker se razmere na trgu hitro spreminjajo, morajo v podjetjih sprejemati hitre odločitve in hkrati spremeniti dozdajšnje vzorce razmišljanja. »To je eden glavnih razlogov, zaradi katerih se med proizvodnimi podjetji čedalje bolj povečuje zanimanje za nakup novega ali prenovo uveljavljenega informacijskega sistema ERP,« pravi Igor Kavčič, vodja prodaje rešitev SAP v Avtenti, ki je hčerinska družba Telekoma Slovenije.
SAP-svetovalci polno zasedeni
Proizvodna podjetja se v zadnjem letu dni spoprijemajo z izzivi, ki jih prej dolgo niso poznala. Medtem ko so si v zadnjih desetletjih prizadevala za proizvodnjo s čim manj zalogami, je zdaj položaj precej drugačen. Ker so dobavne verige nestabilne, cene pa se spreminjajo iz dneva v dan, si čedalje več podjetij dela precejšnje zaloge, saj je to na eni strani zaradi poceni denarja cenejše kot plačevanje pogodbenih kazni zaradi zamud ali celo neizpolnjenih dobav, po drugi strani pa sploh edino zagotovilo, da bo proizvodnja lahko tekla.
Novim izzivom je težko biti kos brez ustreznega poslovnoinformacijskega sistema. Kot pravi Igor Kavčič, imajo njihovi svetovalci za rešitve SAP trenutno v proizvodnih podjetjih zelo veliko dela. Glede na razlog za povečano povpraševanje po novih sistemih ERP sogovornik podjetja deli v tri skupine:
- V prvo sodijo podjetja, ki sicer imajo informacijski sistem, vendar je nepovezan in podpira samo posamezne poslovne funkcije. To pomeni, da vodstvu le stežka posreduje pravočasne in prave informacije, ki jih potrebuje za nemoteno poslovanje.
- V drugi skupini so podjetja, ki se želijo širiti. Vodstva podjetij so ugotovila, kakšne stroje potrebujejo za rast, na katere trge se lahko širijo s svojimi izdelki in kakšen informacijski sistem potrebujejo, da jim bo pri tem pomagal.
- Tretja skupina pa so podjetja, ki so zelo izpostavljena razmeram na trgu in se težko odzivajo na spremembe, če jih njihov informacijski sistem ne zmore podpirati pri zahtevanih odzivih na spremenjene tržne razmere.
Procesi v proizvodnji so zelo kompleksni
Pa se uvedba sistema ERP v proizvodnem podjetju razlikuje od uvedbe sistema ERP v storitvenem ali trgovskem podjetju? Kot pravi sogovornik, so procesi v proizvodnih podjetjih precej kompleksnejši kot v storitvenih ali trgovskih podjetjih. Pri izračunavanju cene izdelka je treba upoštevati zaloge, učinkovitost in obračun proizvodnje, poškodovane izdelke, zamude, reklamacije na vhodu in izhodu ter še več drugih dejavnikov. Učinkovita proizvodna podjetja morajo tudi znati odgovoriti na vprašanja, kakšna je dobičkonosnost posameznega izdelka, ali lahko dobavijo želeno količino izdelkov v določenem roku, če ne, kdaj in koliko lahko dobavijo, katere proizvodne naloge lahko zamaknejo, da bodo uspešno naredili prioritetno naročilo in še bi lahko naštevali.
Odgovore na ta vprašanja lahko poda vsak informacijski sistem, razlika med njimi pa je, koliko časa, energije in ljudi je potrebnih, da pridejo do teh odgovorov in kako natančni so. »Dober informacijski sistem, ki je povezan, ponudi odgovore takoj,« poudarja Kavčič.
Povezanost vseh področij med sabo je odločilna
Zaradi povsem novih razmer na področju dobav je treba v ekonomiko vključiti tudi dodatne transportne stroške, potencialne penale in menjave dobavitelja. Tudi to je veliko lažje, če ima podjetje vzpostavljen sodoben informacijski sistem, ki zagotavlja enotne informacije z različnih področij v podjetju. Tako imajo na podlagi prodanih naročil pristojni informacije, koliko in katere materiale bo treba nabaviti. Ta podatek iz plana prodaje dobi nabava. Vsi, ki so vključeni v proces, vidijo, kdaj bodo dobave prihajale v podjetje, še zlasti pa je ta informacija koristna za planerja proizvodnje, ki ima napovedane dobave in zaloge komponent. Na podlagi te informacije se lahko odloči za načrtovanje proizvodnje.
Nepogrešljiv pri pogajanjih z dobavitelji
»Informacijski sistem SAP pride do izraza, tudi ko je treba iskati alternative med dobavitelji ali surovinami,« pravi sogovornik. Ko tehnologija omogoča, da namesto določenega materiala lahko uporabljamo alternativni material, načrtovalec v sistemu SAP v kosovnici zamenja material in zažene izračun materialnih potreb. Sistem SAP izračuna količine materiala in roke, ki so potrebni za izdelavo izdelkov.
Če pa zamenjava surovine zaradi tehnološkega postopka ni možna, sistem SAP lahko pomaga tako, da išče točno določeno surovino pri drugem dobavitelju, ki ima drugo ceno. SAP omogoča tudi primerjavo stroškov alternativnih dobaviteljev oziroma alternativnih metod dobave.
Pogajanja z dobavitelji so nasploh primer, kjer se lahko odločitev za vrhunski informacijski sistem zelo hitro povrne. Tu namreč pride hitrost pridobivanja informacij še posebej do izraza. Kadar namreč kliče dobavitelj in sporoči, da bo ali dvignil ceno ali podaljšal rok dobave, se je treba hitro odzvati. Za dobra pogajanja mora podjetje vedeti, koliko je izpostavljeno do dobavitelja, kako točne so njegove dobave, koliko reklamacij imajo njegove dobave, kakšna je količinska in vrednostna dobava izbranega partnerja. Na podlagi tega podjetje hitro ugotovi, ali lahko izbira še med kakšnim drugim dobaviteljem oziroma opravi primerjavo med več dobavitelji.
Izberite rešitev, kjer bodo fiksni stroški znani vnaprej
Kako pa je s cenami tovrstnih rešitev? Si jih danes podjetja, predvsem manjša, lahko privoščijo? »Podjetja se morajo vprašati, koliko časa lahko še poslujejo brez dobrega ERP-sistema in koliko jih to stane,« pravi Kavčič in predlaga celovito rešitev SAP as a Service. »To je najem, zato ni potrebna naložba za uvedbo informacijskega sistema, fiksni stroški pa so znani za vsaj pet let vnaprej. Podjetje tako dobi celovito storitev, ne da bi potrebovalo naložbo, prav tako tudi ne potrebuje namenske računalniške strojne opreme v namenskih prostorih.«
